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教您如何使用活页记事本【宁波圣源印刷厂】

来源:http://www.nbsyysgs.com/news/67.html    发布时间 : 2019-02-27
教您如何使用活页记事本【宁波圣源印刷厂】
       最近工作量爆炸,每天要做的事情都非常多。于是更加意识到手账、记事本对分清工作主次,规划工作目标,提高工作效率的作用。拿出这篇旧文来读,也想跟大家分享一下究竟如何使用记事本才能帮助我们更加有效地管理工作和生活。

      新年终于来了,很多人都会有一本甚至几本漂亮的活页记事本,想跟大家谈谈记事本的用法。大部分人用记事本的作用都一样,记下要完成的工作(学习)任务,当然现在更多有电脑或者手机同步了。 我以前也一样。后来越来越懒,也就不用了。改成纸张的记事本是今年年初的事,到现在大概1年不到时间,真的做得比较好的是后面5个月,大概经历了3个阶段。
第一阶段【活页记事本-宁波圣源】
       一开始看了李笑来的那本书,《把时间当朋友》,很有启发。他建议用纸张的记事本,并且记录的不是工作任务,而是“时间开销”,就像记账本记录的是“金钱支出”一样。每天把“时间开销”记下来,就知道时间花到哪里去了,慢慢就可以对时间有所控制和掌握,从而增加效率。于是这个阶段我开始慢慢记录每日时间开销,刚开始记录的时候,简直大惊失色,原来我在网络上消耗了那么多时间,以前都没意识到!这个阶段,主要就是记录时间开销,对被浪费的时间做出一定的改进办法。 
第二个阶段活页记事本-宁波圣源】

         不久以后,一个朋友送了《高效人士的五项管理》(李践)的记事本给我。那基本上就是一本全年的记事本,当然有五项管理的精髓在,例如心态管理、目标管理、时间管理、学习管理、行动管理。内容很有效,我反复看了多遍。但那本本子太厚了,随身带不方便,因此后来不记了。这个阶段中我感觉最有效的是每天晚上要写当天的“每日反省”和“每日学习”。目前我的记事本里,仍然觉得这两项是最有用的。 每日晚上,反思白天有什么内容做得不够好(包括犯错误)的时候,考虑下今后通过什么切实的方法可以改进。

        活页记事本

       比如刚开始记“时间开销”的时候,我发现我在网络上消耗的时间特别长。后来我就制定应对措施,例如:

1、尽量用纸张写大概的工作方案框架后再使用电脑

2、尽量到会议室去写(会议室里没电脑)

3、在网络上浪费时间超过30分钟,出门走一下,透口气,再下定决心回来继续干活

这样实行下来,每日学习到的内容更多了,每天都会有新的思考,产生带来收获的新做法等等。

       例如,有一次看到李开复微博上说“我管理公司靠的是发问,不是靠回答。回答会启动对话,对话会刺激创新,如果你想要一个创新的文化,那就多发问”
我的每日学习把这段话抄下来,下面用红笔写了这句话如何上联系我的工作,例如在内部管理上更多发挥团队的积极性等,也写了具体措施。当然,记事本的“每日学习”只是片断的,大量的连续性的学习,包括看书和笔记,以另外的形式完成。 每日学习和每日反省最大的好处,就是针对自己工作中的细节,通过学习“更好的”,和改进“较坏的”,做到每天持之以恒的改进。时间一久,可以看到非常巨大的进步。

第三阶段:活页记事本-宁波圣源】
       后来看了胜间和代的《时间投资法》和熊谷正寿的《记事本圆梦计划》,尤其是后一本书,对如何利用记事本有了很详细的描述。而后者也正是通过记事本中的“梦想记事本”“行动记事本”和“思考记事本”来达成了作者35岁拥有上市公司的目标。他的“思考记事本”类似第二阶段说到的“每日反省”和“每日学习“,行动记事本就是具体的工作。而梦想记事本则是行动的方向。 其实大多数人都是就事论事在做事的,做事的时候常常忘记是“为什么”。忘记长远的目标而埋首于眼前的任务,渐渐会迷失方向。 梦想记事本就是要制定更长远的目标,并且以“行动记事本”来配合每天的行动。熊谷正寿说的”梦想“是要30年跨越的。我大概只做了5年计划,而且还是简单的。 我现在的周计划和月计划都做得很详细,包括工作、学习、人际网络、健康休闲以及家庭生活。每一项都有具体的目标,量化的执行方案 (当然,不是每次都能完成的,我先汗一个)。

       现在我的记事本是这样的,前一天晚上(或当天早上)把第二天要做的事情罗列一下,并用红笔标注最重要的3件事(先做重要的工作而不是紧急工作的原则)在活页记事本上,每一项都预估一个完成的时间。每天白天记录时间开销,同时对照之前的时间预估,有些工作会比预想中花费更多的时间,那下次就会预留更多地时间来完成。 
 每天工作完成后(我比较懒得在晚上做,所以一般是下班前做),写”每日反省“(包括对策)和”每日学习“。
(不给任何人看,应此都写得很中肯,偶尔会写”严重批评“,“重点表扬自己!”等)
        周日写下一周的工作计划,包括工作、学习等等方面,每一个必须有量化指标(例如,每周精读2本书,用思维导图写读书笔记,这样周五左右如果还没看完会在周末加油一下)。活页记事本-宁波圣源
活页记事本定做

月末写下月工作计划,跟周计划相似。【活页记事本--宁波圣源

      当然也有“约会时间表”和“待完成事件清单”,不过那些都只是起到提醒作用。 坚持记事本半年以来(我承认,半年前一直断断续续的),我觉得自己有了很大的改变。首先,对时间的控制力强了很多(之前每天的工作规划,大概只能完成30%。,我想看这篇文章的人应该会拼命点头吧,相信我,我和你一样,从来不是最好的,虽然也不是最糟的)。

       其次,拖延症改善了很多。(相信我,我是严重拖延症患者,我是自持小聪明者,真得干活起来效率很高,因此很拖,反正总能在dead line之前完成)最后,确实如上述所有书的作者说的那样,我感觉生活充实了很多。我以前也嘲笑有严格计划的人是“强迫症”,我觉得他们不自由,不浪漫,不随性。 我觉得把时间排得满满的太可怕了。
       现在我不这么想了。 其实有良好工作计划的人,反而有更多地空闲时间。我每天的时间规划不会超过5-6小时,因为每天会有很多突发事件。如果哪天工作效率高,真的空出很多时间来,我就看看书,逛逛网络 。而下了班,除非特别情况,时间都是家庭和私人的。在这新年伊始,大家都有许多美好的计划,那倒不妨试试记事本这个工具,尤其对于严重拖延症患者们,可能会有惊喜哦!
        近日恰逢假期,时常思考着公司这近半年来的运作,具体在哪些地方还做得不到位,以至于没能收到良好的效果。思来想去,首当其冲——是在执行这一块出了问题:其一、检查和监督没有做好,以至于没能及时修正不对的细节;其二、执行人员的专业能力还有待提高,处理问题时不能灵活应对,降低了客户的良好体验;其三、奖罚制度、绩效考核不够明确,很大程度上降低了工作的积极性;最后、纪律制度不统一,以至于有散漫之嫌,效率打了折扣。此4点不足,需逐一改进修正,相信假以时日,可以看到一个新的公司气象。
共勉,我的朋友!活页记事本-宁波圣源
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